Beslut om införande av automatiserat beslutsfattande

I kapitel 8 b i förvaltningslagen föreskrivs under vilka förutsättningar en myndighet kan avgöra ärenden automatiserat. Enligt 53 e § 1 mom. i förvaltningslagen är det fråga om ett automatiserat avgörande när en myndighet träffar ett avgörande som avslutar behandlingen av ett ärende genom automatisk databehandling utan att avgörandet granskas och godkänns av en fysisk person. Enligt punkt 2 i samma paragraf kan en myndighet avgöra ett ärende automatiserat, när det i ärendet inte ingår omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall eller när de i ärendet ingående omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall har bedömts av en tjänsteman eller någon annan som handlägger ärendet. Avgöranden ska grundas på behandlingsregler som har utarbetats med stöd av tillämplig lag och förhandsprövning. Finnvera fattar beslutet om att bevilja eller avslå en borgensansökan automatiserat. Härvid handlar det om att träffa ett avgörande som avslutar behandlingen och där förutsättningarna för att avgöra ärenden automatiserat blir tillämpliga. 

För att bevilja borgen i ett automatiserat förfarande förutsätter att det baserat på en förhandsprövning har bedömts att ansökan uppfyller förutsättningarna för ett positivt borgensbeslut. Vid ett automatiserat borgensbeslut görs ingen bedömning av det enskilda fallet, utan kundföretaget och finansieringen måste uppfylla samtliga på förhand fastställda förutsättningar för borgen. Om förutsättningarna inte är uppfyllda, får kunden automatiskt ett negativt beslut och anvisningar om möjligheten att använda Finnveras andra borgensprodukter. Trots ett negativt beslut finns det alltid möjlighet att på nytt ansöka om borgen genom det automatiserade förfarandet och borgen kan beviljas när förutsättningarna för borgen är uppfyllda. 

Borgen beviljas alla företag som uppfyller de på förhand fastställda förutsättningarna. Förutsättningar är bland annat följande: Alla uppgifter finns tillgängliga och fullständiga i offentliga register, bolagsformen överensstämmer med produktvillkoren, företaget är registrerat i handelsregistret, företaget bedriver aktiv verksamhet, företagets bokslut som inte är för gammalt är registrerat i de fall där bolagsformen kräver upprättande av bokslut, tillräcklig Rating Alfa-klass, positivt eget kapital, företaget är ett SM-företag enligt EU:s definition, den ansvariga personen har en finsk personbeteckning, företaget har minst en ansvarig person. Förutsättningarna och kraven beskrivs närmare i bilaga 2 till detta beslut om införande, Behandlingsreglerna. 

Ett automatiskt positivt beslut fattas när borgensansökan uppfyller de i förväg fastställda förutsättningarna för automatiserat avgörande. Om borgensansökan inte uppfyller de ovan nämnda förutsättningarna får kunden automatiskt ett negativt beslut. Ett negativt beslut fattas till exempel om företaget klassas som insolvent eller om företaget och/eller ägaren har betalningsanmärkningar. 

Behandlingen av borgensansökan avbryts om de uppgifter som behövs för behandlingen inte är tillgängliga eller om någon uppgift inte uppfyller förutsättningarna för automatiserad borgen. I bilaga 2 till detta beslut, Behandlingsreglerna, listas de villkor för vilka uppgifter krävs för att ett automatiserat beslut ska kunna fattas. 

Därmed uppfylls till denna del förutsättningen i förvaltningslagen enligt vilken automatiserat avgörande av ärenden endast kan tillämpas när det i ärendet inte ingår omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall. 

Automatiserat avgörande av ärenden förutsätter dessutom att Finansiären har ansökt om en borgen först efter att ha fattat sitt finansieringsbeslut. Finansiären fungerar som företagets ombud och lämnar in en borgensansökan i Finnveras onlinetjänst. 

Borgensansökningar som anhängiggjorts på något annat sätt än genom Finansiärens försorg avgörs inte automatiserat. Finansiären lämnar in ansökan för företagets räkning (som ombud) och säkerställer hos företaget att alla uppgifter som behövs för automatisk behandling och för att avgöra ärendet finns med i ansökan och är korrekta. 

Finnvera lämnar inte in någon separat borgenshandling till Finansiären eller Företaget, utan borgensbeslutet som träffats automatiserat är Finnveras borgenshandling som är bindande för parterna efter att Finansiären har satt borgen i kraft i Finnveras onlinetjänst. Rättigheterna och skyldigheterna mellan Finnvera och Finansiären har avtalats genom ett samarbetsavtal mellan Finnvera och Finansiären eller bankgruppen i fråga, och villkoren i detta avtal kompletterar de borgensvillkor som meddelas i borgenshandlingen. 

Baserat på 53 g § 1 mom. i förvaltningslagen ska av ett förvaltningsbeslut framgå om ärendet har avgjorts automatiserat samt var det beslut om införande som avses i 28 d § i informationshanteringslagen finns att tillgå. I 53 g § 2 mom. i förvaltningslagen föreskrivs att om det inte meddelas något förvaltningsbeslut i ärendet med stöd av någon annan lag, ska de uppgifter som avses i 1 mom. och information om vilka uppgifter som ligger till grund för det automatiserade avgörandet dock meddelas parten på något annat sätt senast när behandlingen av ärendet avslutas. 

I samband med Finnveras automatiserade borgensbeslut fattas inget förvaltningsbeslut. Om förutsättningarna för ansökan uppfylls är Finnveras beslut borgenshandlingen efter att Finansiären har satt borgen i kraft via Finnveras onlinetjänst. Om förutsättningarna inte är uppfyllda fattas ett negativt beslut i ärendet. 

I enlighet med 53 g § 3 mom. i förvaltningslagen anges inte namnet på den person som ger ytterligare uppgifter i informationen om det automatiserade beslutsförfarandet. I informationen anges dock en kontaktuppgift där den berörda parten vid behov kan be om ytterligare information. Finansiären informerar företaget i samband med handläggning av finansieringsbeslutet om att borgensbeslutet avgörs automatiserat. Finansiären informerar företaget om att ärendet kommer att avgöras i ett automatiserat förfarande. I den information som lämnas till företaget anges dessutom adressen till Finnveras webbplats, där Finnveras beslut om att införa automatiserat beslutsförfarande finns tillgängligt. 

Enligt 28 a § 1 mom. i informationshanteringslagen ska en myndighet dokumentera uppgiftsfördelningen mellan de personer som ansvarar för fullgörandet av de skyldigheter som föreskrivs kapitel 6 a i informationshanteringslagen. Finnvera har dokumenterat uppgiftsfördelningen i bilaga 1 till detta beslut. Beslutsbefogenheterna har beaktats i bolagets interna anvisningar om beslutsbefogenheter. 

Enligt 28 a § 2 mom. i informationshanteringslagen ska myndigheten säkerställa att behandlingsreglerna för ett automatiserat beslutsförfarande dokumenteras så tydligt och heltäckande att deras lagenlighet kan påvisas. Det ska av behandlingsreglerna särskilt framgå hur det säkerställs att beslutsförfarandet är icke-diskriminerande, hur ärendet utreds tillräckligt och korrekt, inklusive hörande, hur avgörandet motiveras eller varför det inte behöver motiveras. Finnvera har upprättat dokumentationen om behandlingsreglerna i enlighet med 28 a § 2 mom. i informationshanteringslagen (bilaga 2), och av denna framgår hur det automatiserade beslutsförfarande som är föremål för detta beslut om införande fungerar. I dokumentationen beskrivs alla steg i det automatiserade beslutsförfarandet som påverkar avgörandet av ärendet och behandlingsreglerna för varje steg i beslutsförfarandet. Om behandlingsreglerna beskrivs urvalsfaktorerna på grundval av vilka ärendet styrs till automatiserat avgörande. I behandlingsreglerna beskrivs också varför just dessa urvalsfaktorer har valts. 

För Finnveras borgensbeslut behövs uppgifter om en fysisk person. Dessa uppgifter är till exempel uppgifter om ägarens förnamn, efternamn, personbeteckning och nationalitet.  Dessutom behövs till ansökan uppgifterna om de verkliga förmånstagarna. I ansökan visas de förmånstagare som identifierats på grundval av ansökan (namn och personnummer). 

I Finnveras automatiserade borgensbeslut sker ingen diskriminering till exempel på grundval av kön, ålder, språk eller etnisk bakgrund, utan företag behandlas likvärdigt och ett företag som uppfyller förutsättningarna beviljas borgen. Uppgiften om en fysisk persons medborgarskap påverkar inte beslutet, men den är en del av de uppgifter som samlas in i kundregistret. 

Minst 80 procent av ägarskapet i bolaget ska finnas hos en ägare med finländskt FO-nummer eller finsk personbeteckning, så att det går att kontrollera kreditupplysningen för sökandens ägare i tillräcklig utsträckning med tanke på riskhantering. Ett alternativ är att ansöka om någon annan borgensprodukt hos Finnvera, om uppgifterna inte erhålls automatiskt. 

Logiken bakom och grunderna för beslutsfattandet har dokumenterats på det sätt som krävs enligt lag och dessa kan granskas i efterhand för att säkerställa transparensen i det automatiserade beslutsförfarandet. Dokumentationen uppdateras regelbundet och eventuella avvikelser i beslutsfattandet analyseras och korrigeras. Dessutom kan ett företag alltid kräva att beslutet omprövas av en fysisk person. Beslutsförfarandet baserar sig på på förhand fastställda, icke-diskriminerande kriterier som gäller alla sökande på samma sätt. Olika språkgrupper har beaktats och betjäning fås på finska, svenska och engelska. Tillgänglighet till handlingar och webbtjänster i anslutning till Finnveras automatiserade borgen har säkerställts. 

Finnvera informerar om automatiserat avgörande av ärenden, grunderna för att använda det automatiserade beslutsförfarandet och andra uppgifter som är centrala med avseende på kundens rättigheter på det sätt som avses i 28 e § i informationshanteringslagen på sin webbplats på Information till den som ansöker om borgen eller lån. 

Det gällande införandebeslutet har publicerats på https://www.finnvera.fi/swe/beslut-om-inforande-av-automatiserat-beslut…. 

Den personuppgiftsansvariges informationsskyldighet och förfaranden i anslutning till detta fastställs i artiklarna 12, 13 och 14 i den allmänna dataskyddsförordningen. Enligt dataskyddsförordningen ska den personuppgiftsansvarige direkt informera den registrerade om automatiserat beslutsfattande. Syftet med regleringen av information i dataskyddsförordningen är att ge den registrerade en heltäckande och tydlig bild av den helhet som behandlingen av personuppgifter bildar. I detta ingår skyldighet att i förväg informera den registrerade om att beslut i ärendet kan fattas automatiserat.