Automaattisen päätöksenteon käyttöönottopäätös

Hallintolain 8 b luvussa säädetään, millä edellytyksillä viranomainen voi ratkaista hallintoasian automaattisesti. Hallintolain 53 e §:n 1 momentin perusteella automaattisesta ratkaisusta on kyse silloin, kun viranomainen tekee asiankäsittelyn päättävän ratkaisun automaattisella tietojenkäsittelyllä ilman, että ratkaisun tarkastaa ja hyväksyy luonnollinen henkilö. Mainitun pykälän 2 momentin mukaan viranomainen voi ratkaista automaattisesti asian, johon ei sisälly seikkoja, jotka edellyttävät tapauskohtaista harkintaa, tai johon sisältyvät tapauskohtaista harkintaa edellyttävät seikat virkamies tai muu asian käsittelijä on arvioinut. Ratkaisemisen on perustuttava sovellettavan lain ja etukäteisen harkinnan perusteella laadittuihin käsittelysääntöihin. Finnvera tekee takaushakemusta koskevan päätöksen takauksen myöntämisestä tai hylkäämisestä automaattisesti. Tällöin kyse on asian käsittelyn päättävän ratkaisun tekemisestä, ja asian automaattista ratkaisemista koskevat edellytykset tulevat sovellettaviksi. 

Takauksen myöntäminen automaattisesti edellyttää, että etukäteisen harkinnan perusteella on arvioitu hakemuksen täyttävän edellytykset myönteiselle takauspäätökselle. Automaattisen takauspäätöksen tekoon ei liity tapauskohtaista harkintaa, vaan asiakasyrityksen ja rahoituksen tulee täyttää kaikki ennakkoon laaditut takauksen edellytykset. Tilanteessa, jossa edellytykset eivät täyty, annetaan asiakkaalle kielteinen päätös automaattisesti ja ohjeistetaan mahdollisuus hyödyntää muita Finnveran takaustuotteita. Kielteisestä päätöksestä huolimatta automaattista takausta voi hakea myös aina uudelleen, ja se voidaan myöntää, kun takauksen edellytykset täyttyvät. 

Takaus myönnetään kaikille säädetyt ennalta määritellyt edellytykset täyttäville yrityksille. Säädettyjä edellytyksiä ovat muun muassa: kaikki tiedot ovat saatavilla ja puutteettomat julkisissa rekisterissä, yhtiömuoto on tuote-ehtojen mukainen, kaupparekisteriin rekisteröinti on tehtynä, toiminta on aktiivista, yritykselle on rekisteröity tuore tilinpäätös, jos se yhtiömuodon mukaan on tarpeen, Rating alfa on riittävä, oma pääoma on positiivinen, yritys on EU:n määritelmän mukainen pk-yritys, vastuuhenkilö(i)llä on suomalainen henkilötunnus, yrityksellä on vähintään yksi vastuuhenkilö. Edellytykset ja vaatimukset ovat kuvattuna yksityiskohtaisemmin tähän käyttöönottopäätökseen liittyvässä liitteessä 2 Käsittelysäännöt. 

Myönteinen automaattinen päätös muodostuu, kun takaushakemus täyttää ennakkoon laaditut automaattisen ratkaisun edellytykset. Jos takaushakemus ei täytä em. edellytyksiä, muodostuu asiakkaalle automaattisesti kielteinen päätös. Kielteinen päätös muodostuu esimerkiksi, jos yritys luokitellaan maksukyvyttömäksi tai yrityksellä ja/tai omistajalla on maksuhäiriöitä. 

Takaushakemuksen käsittely keskeytyy, jos saatavilla ei ole käsittelyyn tarvittavia tietoja tai tieto ei täytä automaattisen takauksen edellytyksiä. Tämän päätöksen liitteessä 2 Käsittelysäännöt on listattu ehdot, joihin tarvitaan tiedot automaattisen päätöksen tekemiseksi. 

Näin ollen automaattiselle ratkaisumenettelylle hallintolaissa säädetty edellytys siitä, että automaattisesti voi ratkaista vain asian, johon ei sisälly seikkoja, jotka edellyttävät tapauskohtaista harkintaa, täyttyy tältä osin. 

Lisäksi asian automaattinen ratkaiseminen edellyttää, että Rahoittaja on tehnyt takaushakemuksen oman rahoituspäätöksensä jälkeen. Rahoittaja toimii yrityksen asiamiehenä ja tekee takaushakemuksen Finnveran sähköisessä asiointipalvelussa. 

Muulla tavalla kuin Rahoittajan kautta vireille tulleita takaushakemuksia ei ratkaista automaattisesti. Rahoittaja tekee hakemuksen yrityksen puolesta (asiamiehenä) ja varmistaa yritykseltä, että vireille tulleessa hakemuksessa on kaikki asian automaattisen käsittelyn ja ratkaisun kannalta välttämättömät ja oikeat tiedot. 

Finnvera ei toimita erillistä takausasiakirjaa Rahoittajalle tai yritykselle, vaan automaattisesti tehty takauspäätös on Finnveran takausasiakirja, joka sitoo osapuolia sen jälkeen, kun Rahoittaja on asettanut takauksen voimaan Finnveran sähköisessä asiointipalvelussa. Finnveran ja Rahoittajan välisistä oikeuksista ja velvollisuuksista on sovittu Finnveran ja Rahoittajan tai ko. pankkiryhmän välisellä yhteistyösopimuksella, jonka ehdot täydentävät takausasiakirjan mukaisia takausehtoja. 

Käyttöönottopäätöksen kohteena oleva takauksen hakemista koskeva automaattinen ratkaisumenettely perustuu suoraan lainsäädäntöön ja sen perusteella laadittuihin käsittelysääntöihin (liite 2). Luonnollisen henkilön laatimat käsittelysäännöt ohjaavat asian käsittelyä ja automaattista ratkaisemista. Käsittelysäännöt on laadittu niin, että automaattinen ratkaisumenettely johtaa kussakin automaattisesti ratkaistussa asiassa sovellettavan lainsäädännön mukaiseen lopputulokseen. 

Hallintolain 53 g §:n 1 momentin perusteella hallintopäätöksestä on käytävä ilmi, jos asia on ratkaistu automaattisesti, sekä tieto siitä, missä tiedonhallintalain 28 d §:ssä tarkoitettu käyttöönottopäätös on saatavilla. Hallintolain 53 g §:n 2 momentissa säädetään, että jos asiassa ei muun lain perusteella anneta hallintopäätöstä, 1 momentissa tarkoitetut tiedot sekä tieto automaattisen ratkaisun perusteena olevista tiedoista on kuitenkin annettava asianosaiselle muulla tavoin viimeistään asian käsittelyn päättyessä. 

Finnveran tekemän automaattisen takauspäätöksen yhteydessä ei anneta hallintopäätöstä. Jos hakemuksen edellytykset täyttyvät, Finnveran päätös on takausasiakirja sen jälkeen, kun Rahoittaja on asettanut takauksen voimaan Finnveran sähköisen asiointipalvelun kautta. Jos edellytykset eivät täyty, asiassa annetaan kielteinen päätös. 

Hallintolain 53 g §:n 3 momentin perusteella lisätietoja antavan henkilön nimeä ei merkitä automaattista ratkaisumenettelyä koskevaan informaatioon. Informaatioon merkitään kuitenkin yhteystieto, josta asianosainen voi pyytää tarvittaessa lisätietoja. Takauspäätöksen automaattisesta ratkaisemisesta informoidaan yritystä Rahoittajan toimesta rahoituspäätöksen käsittelyn yhteydessä. Rahoittaja antaa yritykselle tiedon, että asia ratkaistaan automaattisesti. Lisäksi yritykselle annettavaan informaatioon merkitään Finnveran verkkosivun osoite, josta Finnveran automaattisen ratkaisumenettelyyn liittyvä käyttöönottopäätös on saatavilla. 

Tiedonhallintalain 28 a §:n 1 momentin mukaan viranomaisen on dokumentoitava tiedonhallintalain 6 a luvussa säädettyjen velvollisuuksien toteuttamisesta vastuussa olevien henkilöiden tehtäväjako. Finnvera on dokumentoinut tehtäväjaon tämän päätöksen liitteeseen 1. Päätösvaltuudet on huomioitu yhtiön sisäisessä päätösvaltuuksia koskevassa ohjeistuksessa. 

Tiedonhallintalain 28 a §:n 2 momentin mukaan viranomaisen on varmistettava, että automaattisen ratkaisumenettelyn käsittelysäännöt dokumentoidaan riittävän selkeästi ja kattavasti niin, että niiden lainmukaisuus voidaan osoittaa. Käsittelysäännöistä on käytävä erityisesti ilmi, miten ratkaisumenettelyn syrjimättömyys varmistetaan, miten asia selvitetään riittävästi ja asianmukaisesti, mukaan lukien kuuleminen, sekä miten ratkaisu perustellaan tai miksi se voidaan jättää perustelematta. Finnvera on laatinut tiedonhallintalain 28 a §:n 2 momentin mukaisen käsittelysääntödokumentaation (liite 2), josta ilmenee tämän käyttöönottopäätöksen kohteena olevan automaattisen ratkaisumenettelyn toiminta. Dokumentaatiossa on kuvattu automaattisen ratkaisumenettelyn kaikki vaiheet, joilla on vaikutusta asian ratkaisuun sekä kunkin ratkaisumenettelyn vaiheen käsittelysäännöt. Käsittelysääntöjen osalta on kuvattu valikointitekijät, joiden perusteella asia ohjautuu automaattisesti ratkaistavaksi. Käsittelysäännöissä on myös kuvattu, miksi juuri nämä valikointitekijät on valittu. 

Finnveran takauspäätökseen tarvitaan tietoja luonnollisesta henkilöstä. Näitä tietoja ovat esimerkiksi tieto omistajan etunimestä, sukunimestä, henkilötunnuksesta ja kansalaisuudesta.  Lisäksi hakemukselle tarvitaan tiedot tosiasiallisista edunsaajista. Hakemus tuo näkyville hakemuksen perusteella tunnistetut edunsaajat (nimi ja henkilötunnus). 

Finnveran toteuttama automaattinen takauspäätös ei aiheuta syrjintää esimerkiksi sukupuolen, iän, kielen tai etnisen taustan perusteella vaan yrityksiä kohdellaan samalla tavalla ja edellytykset täyttävälle yritykselle myönnetään takaus. Luonnollisesta henkilöstä kerättävä tieto kansalaisuuteen liittyen ei vaikuta päätökseen, mutta on osa asiakasrekisteriin kerättäviä tietoja. 

Yrityksen omistuksesta tulee olla vähintään 80 %:ia sellaista, jossa omistajalla on suomalainen y-tunnus tai henkilötunnus, jotta hakijan omistajien luottotiedot voidaan tarkistaa riittävällä tasolla riskienhallinnan näkökulmasta. Vaihtoehtona on hakea Finnveralta muuta takaustuotetta, jos tietoja ei saada automaattisesti. 

Päätöksenteon logiikka ja perusteet on dokumentoitu lain edellyttämällä tavalla ja ne ovat jälkikäteen tarkastettavissa, jotta varmistetaan automaattisen ratkaisumenettelyn läpinäkyvyys. Dokumentaatiota päivitetään säännöllisesti ja mahdolliset poikkeamat päätöksenteossa analysoidaan ja korjataan. Lisäksi yrityksen on mahdollista aina vaatia, että päätöksen tarkistaa luonnollinen henkilö. Ratkaisumenettely perustuu ennalta määriteltyihin, syrjimättömiin kriteereihin, jotka koskevat kaikkia hakijoita tasapuolisesti. Eri kieliryhmät on huomioitu ja palvelua saa suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi. Finnveran automaattiseen takaukseen liittyvien asiakirjojen ja verkkopalvelujen saavutettavuus on varmistettu. 

Finnvera tiedottaa tiedonhallintalain 28 e §:ssä tarkoitetulla tavalla asioiden automaattisesta ratkaisemisesta, automaattisen ratkaisumenettelyn käytön perusteista ja muista asiakkaan oikeuksien kannalta keskeistä tiedoista verkkosivuillaan osoitteessa https://www.finnvera.fi/rahoitusratkaisut/tietoa-takauksen-tai-lainan-hakijalle. 

Voimassa oleva käyttöönottopäätös on julkaistu osoitteessa https://www.finnvera.fi/automaattisen-paatoksenteon-kayttoonottopaatos.

Rekisterinpitäjän informointivelvollisuudesta ja siihen liittyvistä menettelyistä säädetään tietosuoja-asetuksen 12, 13 ja 14 artiklassa. Rekisterinpitäjän on suoraan tietosuoja-asetuksen perusteella informoitava rekisteröityä automaattisesta päätöksenteosta. Tietosuoja-asetuksen informointisääntelyn tarkoituksena on, että rekisteröity saa kattavan ja selkeän kuvan henkilötietojen käsittelyn kokonaisuudesta. Tähän sisältyy velvollisuus informoida rekisteröityä etukäteen asioinnin alkuvaiheessa siitä, että asiassa on mahdollista tehdä päätös automaattisesti. 

Automaattinen päätös kohdistuu yhtiöön. Käsittelyn yhteydessä kerätään tietoja myös luonnollisista henkilöistä. Automaattisen rahoituspäätöksen hakemukselle tarvitaan tieto muun muassa yrityksen omistajasta, tosiasiallisista edunsaajista, omistajan etunimestä, sukunimestä, henkilötunnuksesta ja kansalaisuudesta. Asiakkaan informoinnista on kerrottu edellä kohdassa Automaattisesta ratkaisemisesta ilmoittaminen.